Olimpijski festival Evropske mladine (OFEM 2023) je bil obsežen projekt, kjer so sodelovali posamezniki in ekipe reprezentanc. Sodelujoči so se nahajali na dislociranih oz. oddaljenih enotah, saj so predstavniki in delovne ekipe, skupaj z novinarji, prihajali iz kar 48 držav, v samem projektu pa je sodelovalo kar 3.600 oseb.

Predstavitev izziva: »Potrebujemo učinkovit IT, vendar nismo prepričani kaj točno to vključuje!«

Naročnik, podjetje Šport Maribor, je za omenjeni projekt iskal rešitev za izvedbo celovitih IT storitev, ki morajo zagotoviti nemoten in predvsem varen potek projekta.

Naročnik se je zavedal, da v tako številčni in lokacijsko razpršeni delovni skupini obstaja potencialno tveganje za izgubo ali zlorabo občutljivih podatkov, neustreznega nivoja tehničnega znanja vseh sodelujočih, ter morebitnih tehničnih motenj. Vse to pa lahko močno vpliva na samo izvedbo dogodka.

Organizacijska skupina, kot tudi vsi njeni zunanji deležniki so potrebovali prostor, ki je spodbujal sodelovanje med vsemi udeleženci in omogočal lažje timsko delo. Vključeval je orodja za skupno delo na projektih, videokonference ter druge komunikacijske kanale. Na tej točki je bila izjemnega pomena fleksibilnost, ki se je kazala v delu na daljavo, prilagodljivim delovnim časom in uporabi tehnologij, ki omogočajo visoko delovno učinkovitost.

Naročnik je tovrsten festival takšnega obsega organiziral prvič, zato ni vedel kaj vse točno je potrebno za vzpostavitev učinkovitega in varnega IT okolja, ki ga potrebujejo. Na podlagi izkušenj in znanja smo uredili simulacijo nujnih in potencialnih potreb in prišli do ugotovitve, da stranka potrebuje:

• možnost oddaljenega dela,
• poenoteno avtentikacijo,
• izmenjavo in dostop do dokumentov,
• možnost opravljanja dela iz več različnih naprav,
• urejeno in pregledno komunikacijo,
• varnost,
• storitve v oblaku (ang. Cloud services).

Predstavitev rešitve:

1) Oddaljeno delo in varna izmenjava podatkov znotraj zaključene skupine

Za delo na projektu se je pri naročniku formirala skupina 10 posameznikov, ki so izrazili potrebo po sodelovanju – oddaljenem delu in izmenjavi podatkov znotraj skupine. To je predstavljalo tudi izhodišče, da je zanje najbolj primerna izbira »Cloud Only« rešitev.

2) Brez investicije za nakup drage strežniške opreme

Izbira M365 storitev je za stranko pomenila izogib investiciji za nakup drage strežniške opreme. Vsak uporabnik je za delo potreboval le prenosni računalnik, internet povezavo in izbrano storitev M365, s katero smo pokrili poenoteno avtentikacijo in možnost oddaljenega dela.

3) Poenotena avtentikacija za enostaven dostop

Poenotena avtentikacija je omogočila dostop do vseh storitev s samo eno identiteto, kar preprečuje potrebo po večkratnem vpisu z različnimi uporabniškimi imeni in gesli.

Gre za vpis v storitve kot je elektronska pošta, za dostop do dokumentov na računalniku (On Premis) ali v okolju Windows (online), vključno z dostopom do dokumentov v skupni rabi (Sharepoint), omogoča tudi povezavo z Wi-Fi storitvami ter olajšano delo z več napravami.

4) Naj bo komunikacija z zunanji sodelavci enostavna! 

Naknadno se je ekipi skupine zaposlenih priključila ekipa zunanjih sodelavcev, s čimer se je pojavila zahteva po organizaciji online sestankov, izmenjavi in skupnem delu na dokumentih med zunanjimi in notranjimi deležniki skupin ter visokem nivoju kibernetske zaščite.

V ta namen smo za podjetje uvedli uporabo orodja Microsoft Teams, ki je uporabnikom omogočil:

• varno sodelovanje med zunanjimi in notranjimi deležniki,
• ohranil vse predpostavke za kibernetsko varnost (to ne pomeni popolnoma nič drugega kot to, da so ista pravila za popolnoma vse uporabnike izbranega dokumenta – npr. standardizirana uporaba MFA),
• izogib pošiljanju dokumentov po mailu in s tem nastanku dokumentov v več različnih verzijah.

Vse, kar je potrebno za nemoteno sodobno poslovanje je »Modern Work Place«

Glede na izražene želje in ugotovljene potrebe smo vse storitve zaokrožili v sistem storitev, ki imajo značilnosti uporabe »modern work place-a« in označuje:

• delo iz dislociranih enot (različnih lokacij),
• delo na več napravah,
• sledljivost dokumentov (kaj se dogaja z delom na enem dokumentu ob več uporabnikih istočasno), medtem ko se dokument nahaja na eni lokaciji Sharepoint Online, do katere lahko uporabniki dostopajo iz več koncev (npr. direktno iz svojega računalnika, preko linka, preko One Drive for business ali preko MS Teams),
• fleksibilnost dodajanja novih uporabnikov glede na potrebe.

Pika na »i« za nadzor nad nemoteno in usmerjeno komunikacijo – Helpdesk Portal

Po ugotovitvi, da bo število interakcij z udeleženci,  ki bodo potrebovali pomoč in nasvete, naraslo na 4.000 do 5.000 smo kot rešitev vzpostavili Helpdesk portal, ki omogoča sledljivost zahtevkov – ticketing sistem.

Z vzpostavitvijo sistema smo omogočili pregled in upravljanje zahtevkov (spletnih sporočil). S tem smo poskrbeli za varnost in sledljivost podatkov, preprečili njihovo izgubo ter poskrbeli, da so se nahajali na enem mestu oz. na eni lokaciji. S tem smo vpeljali olajšano migracijo uporabnikov Helpdeska med posameznimi mesti, saj je bila le-ta lahko hitra in učinkovita.

Izobraževanje

Uporabnike smo na izvedbo projekta predhodno pripravili s primernim usposabljanjem, saj je bila raven znanja uporabe na novo uvedenih storitev različna.

Seznanili smo jih z učinkovito rabo Helpdesk portala, kakor tudi z najnovejšimi informacijami na  področju kibernetske varnostne zaščite ter učinkovito rabo orodij za povečanje delovne učinkovitosti (Teams, Outlook, Sharepoint, OneDrive for business).

Reševanje v zadnjem trenutku – platforma za spletno stran z več kot 10.000 hkratnimi uporabniki!

Da pa se je izziv še dodatno popestril se je 4 dni pred začetkom projekta izkazalo, da platforma, kamor so prvotno želeli postaviti spletno stran ni primerna za 10.000 hkratnih uporabnikov.

Ugotovili smo, da je selitev spletne strani nujna. V ta namen smo aplikacijo prestavili na Microsoft Azure, ji dodelili primerno veliko virov za 14 dnevno oz. 3 tedensko obdobje in po končanem projektu preselili nazaj.

Azure smo izbrali z razlogom, ker omogoča učinkovito premostitveno infrastrukturo za nepredvidljive dogodke, ki zahtevajo veliko količino virov za kratek čas in je hkrati cenovno učinkovita. 

Olimpijski festival evropske mladine je z več kot 30-letno tradicijo največji več panožni športni dogodek za mlade športnike in športnice med 14. in 18. letom in kot takšen največji športni dogodek za mlade v Evropi. Motivira jih k ukvarjanju s športom in zdravemu načinu življenja. Uči jih načel poštene igre, strpnosti in prijateljstva.

Zelo ponosni in veseli smo, da smo lahko s svojo strokovnostjo in izkušnjami podprli in omogočili izvedbo festivala s tem, ko smo za naročnika ustvarili varno in brezhibno delujoče IT okolje. S tem pa smo številnim sodelujočim v projektu pripravili celostno izkušnjo in doprinesli nova znanja iz področja IT infrastrukture, orodij in varne uporabe podatkov – kibernetske varnosti.